Llega fin de año, una de las épocas de más eventos de empresa.
Ya sabes, esos eventos donde os congregáis todos los empleados (o incluso vuestros mejores clientes) para presentar resultados, hacer equipo, planificar el año siguiente o presentar nuevos productos y servicios.
Una celebración muy especial donde quieres darlo todo, mostrar lo mejor de tu empresa y hacer que esa jornada o jornadas sean inolvidables.
Hasta aquí todo bien.
El reto viene cuando hay que seleccionar las actividades y los conferenciantes.
Unas actividades que no tengan tanto sentido o unos ponentes que no entiendan la idiosincrasia de la empresa, no estén alineados con los objetivos del evento o que no conecten con la audiencia pueden arruinar este día tan especial.
Normalmente, especialmente en grandes empresas, se opta por un nombre muy reconocido. Así si la cosa no sale bien, tenéis la excusa de “el conferenciante es tal persona, alguien muy cotizado por cualquier empresa” y así lavaros las manos.
Que no cunda el pánico.
Aquí estoy para darte una guía que os ayudará a hacer las cosas con un poco más de criterio.
Objetivos de la empresa
Lo primero que debes hacer es saber cuáles son vuestros objetivos de la empresa y dentro de ellos, los que queréis con la conferencia dentro de ese evento (que pueden ser dos cosas distintas).
Algunos de los objetivos que me he encontrado a lo largo de muchos años son:
- Recoger puntos de vista externos sobre las tendencias, por donde va el mundo en general o el mundo de la empresa en particular (incluyo aquí el mundo del trabajo). Aquí buscáis información de vanguardia.
- Facilitar un trabajo de equipo para llegar a un nuevo plan de acción o estratégico.
- Crear equipo y sentido de pertenencia.
- Motivar a la audiencia, en un plano más personal.
- Crear reflexiones en los asistentes para que, en otro momento más adelante, provoque nuevas ideas y nuevos planes de acción (nueva estrategia, nuevas ideas, nuevo plan de formación, nuevos productos y servicios, nuevas maneras de trabajar, nuevas prioridades…).
- Crear sentido de urgencia al cambio en los equipos.
- Mejorar la asunción de responsabilidades individuales en cada persona de la empresa.
- Entretenimiento puro y duro.
- Etc.
Necesidades de tu audiencia.
Con frecuencia se hace hincapié en las necesidades de la empresa pero no tanto en la de los asistentes (la audiencia, trabajadores y/o clientes, proveedores, etc.).
Este error es tan frecuente como el de poner por delante en el día a día las necesidades de la empresa frente a la de los clientes, y ya no te digo las de los usuarios finales (que no siempre son los clientes).
Por no extenderme mucho, te pongo por aquí a modo de ejemplo las necesidades de todo trabajador. Me baso en la pirámide de Maslow o la doble pirámide de Barrett:
- Sentir que son aceptados con su autenticidad, que pueden expresar su creatividad y aportar desde su singularidad al equipo y al bien común.Pues bien.
- Sentirse seguro: estabilidad, saber que está en una gran empresa que le va a dar cierta seguridad.
- Socializar: saberse parte de una tribu y generar relaciones sanas con sus compañeros.
- Sentirse importante: ser reconocido, saber que dentro de esta tribu (válido también para clientes o proveedores) se te valora.
- Sentir que contribuyen a un bien mayor: por ejemplo, que con su trabajo están aportando valor a los clientes y/o a la sociedad. Dotar de significado (propósito) a su trabajo.
- Sentir que son aceptados con su autenticidad, que pueden expresar su creatividad y aportar desde su singularidad al equipo y al bien común.
El evento perfecto debería aunar al máximo los objetivos de la empresa con las necesidades de la audiencia del evento.
Es decir, hacer un buen maridaje entre empresa, audiencia (trabajadores, clientes o proveedores) y conferenciantes.
Maridajes que no casan bien.
Lo que te voy a contar ahora no sólo viene de mi percepción sino también de los comentarios que me han ido contando unos cuantos clientes a lo largo del tiempo.
Sólo entretenimiento.
Rara vez el puro entretenimiento es el objetivo de la empresa.
Más bien tienen otros de los objetivos descritos (motivar, crear equipo, dotar de herramientas para que las personas pueden lidiar mejor su día a día, adquirir una nueva vision para diseñar su futuro, etc.).
El problema es que, quizás por falta de conocimiento, los organizadores del evento piensan que si el público se lo pasa bien sin más, ya estarán cumpliendo esos objetivos.
No es muy inteligente tratar a los trabajadores como a “niños” inmaduros, dándoles pan y circo para ver si las cosas se apaciguan y al día siguiente van con una energía y motivación extraordinarias.
Si lo único que quieres es entretenimiento, mejor contrata a un comediante o un mago. Sabrán cumplir mejor con ese objetivo.
También puedes contratar a algunos conferenciantes con un show super divertido, que son capaces de dar un tremendo subidón en el momento pero que desaparece con la misma fuerza que vino al día siguiente al llegar a la realidad.
Conferenciantes de libro (thinkers).
No tengo nada con los que tienen un libro (yo tengo el mío en stanb by a punto de rematarlo).
Pero es algo infantil creer que alguien por el simple hecho de que tenga un libro tiene la habilidad de conectar con la audiencia y además de saber provocar cambios y aprendizajes en el público.
Un buen conferenciante debe ser algo más que un divulgador (autor, youtuber, podcaster, bloger) experto en un tema.
Además debe ser un excelente comunicador y alguien con una dilatada experiencia haciendo (“doer”) aquello que predica.
Conferenciantes “técnicos” (doers).
Algunas empresas escaldadas con los conferenciantes-showman-divulgadores han optado por el rigor de un experto en una materia, con experieencia probada.
Buen intento, pero aquí el error está en no tener en cuenta su capacidad como comunicador y entretenedor (perdón por la palabreja).
Entretener siempre es importante.
No es el fin, pero siempre debe ser un medio.
¿Te has encontrado con conferencias de gente brillante pero que son un tostón?
No te olvides que tu evento también es una fiesta, una celebración.
Conferenciantes que no facilitadores.
Cuando entre tus objetivos de empresa están el que el equipo realice algún trabajo conjunto o que sea algo participativo, uno de los roles imprescindibles en el conferenciante es el de facilitador.
Cuando se piensa en este tipo de actividad uno se suele ir hacia talleres.
Sin embargo hay un tipo de conferencia que es a la vez ponencia y taller participativo. No es frecuente verlas pero existen (yo tengo un par de ellas).
Si encontrar un conferenciante con el rol comunicador bien desarrollado no es tan fácil como creemos, encontrar alguien que además incorpore el rol facilitador es aún más complicado. Pero todo es posible.
Repasamos.
1º .- Define (o escoge de mi lista) los objetivos de tu empresa con el evento.
2º .- Ten muy presente las necesidades de cualquier audiencia (trabajadores, clientes, proveedores). Puedes releerlas en mi lista.
3º .- Busca un conferenciante que cubra las necesidades de las dos partes.
4º .- Aún yendo a través de agencia de conferenciantes, ten al menos una reunión con el conferenciante para que pueda entender vuestras necesidades y orientaros sobre la conferencia que mejor se adapta.
Espero que este articulo/ guía te sea útil.
¿Quieres que este año vuestro evento sea de valor real?
¿Te ha resonado esto que has leído?
Verás.
Como conferenciante profesional (desde 2006) soy un thinker y doer. No sabía que lo era hasta que uno de mis agentes me lo hizo saber. “Héctor, aunas las dos facetas, y no es muy fácil de ver”.
Y mi experiencia de ya casi 30 años facilitando innovación y cambio en las empresas me ha hecho desarrollar otro rol con el que disfruto mucho: el de facilitador.
Si quieres experiencias en tu evento que aunen una comunicación que conecta con tu audiencia, desde una experiencia real en el día a día “en el terreno”, con impacto que ayude a transformar a tu público o una facilitación, contacta y hablamos.
PD: ya sabes que las agendas de aquí a enero están que arden (al menos la mía). No te duermas…
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